El acta es uno de los instrumentos más importantes en el ámbito de las comunidades de propietarios. Por lo que no es casual que el único documento que la Ley de Propiedad Horizontal les exige sea el libro de actas.
Y no solo porque recoge expresamente los acuerdos que se adoptan por la Junta de Propietarios con la finalidad de garantizar una mínima seguridad jurídica a los comuneros, sino sobre todo porque del cierre del acta derivan una serie de consecuencias legales. La más importante, la ejecutividad de los acuerdos.
Contenido mínimo del acta de la comunidad de propietarios
Debido a la relevancia de este documento, la Ley de Propiedad Horizontal regula de manera clara que el acta debe expresar en todo caso, al menos, las siguientes circunstancias:
- La fecha y el lugar de celebración de la Junta de Propietarios.
- El autor de la convocatoria (normalmente el presidente). Y en su caso, los propietarios que la hubieren promovido.
- Su carácter ordinario o extraordinario.
- Indicación sobre si se ha celebrado dicha junta en primera o segunda convocatoria.
- Relación de todos los asistentes y sus cargos, así como de los propietarios representados, con indicación de sus cuotas de participación.
- El orden del día de la reunión.
- Los acuerdos adoptados, con indicación, “en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen“, según el Artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal.
¿Es obligatorio que todos los propietarios asistentes firmen el acta de la junta?
El acta debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario. Por lo que no es necesario -contrariamente a lo que muchas personas siguen pensando- que todos los asistentes rubriquen dicho documento para que sea válido y eficaz.
¿Si el presidente de la comunidad no firma el acta son nulos la junta y sus acuerdos?
Según la sentencia de enero de 2018 de la Audiencia Provincial de Alicante, siguiendo doctrina del Tribunal Supremo, la falta de firma del acta por el presidente no produce la nulidad de la junta y sus acuerdos; pudiéndose subsanar este defecto, de ser posible, en la siguiente junta.
¿Cuándo debe cerrarse el acta?
Según la vigente Ley de Propiedad Horizontal, “al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes“.
¿Dónde hay que enviar el acta de la comunidad?
Las actas de las juntas celebradas se enviarán a cada propietario de acuerdo con lo establecido en el Artículo 9.1 h) de la Ley de la Propiedad Horizontal:
•Al domicilio en España proporcionado por el propietario al secretario a efectos de citaciones y notificaciones de toda índole relacionadas con la comunidad.
•En caso de que el propietario no haya proporcionado formalmente otra dirección, se tendrá por domicilio para citaciones y notificaciones el piso o local perteneciente a la comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo.
¿Pueden impedir el presidente y/o el administrador el acceso al libro de actas de cualquier propietario?
No. Cualquier propietario puede consultarlo libremente. Ahora bien, considero que no se le puede obligar a quien tiene la responsabilidad de custodiar la documentación de la comunidad, a que entregue dicho libro al comunero (por ejemplo, para que se lo lleve a su casa) de tal manera que pierda el control material sobre el mismo.
¿Qué puede hacerse cuando no se está de acuerdo con el contenido del acta?
- Cuando se considere que los acuerdos pudieran ser contrarios a la ley o a los estatutos de la comunidad; resultan gravemente lesivos para los intereses de la propia comunidad en beneficio de uno o varios propietarios o supongan un grave perjuicio para algún propietario que no tenga obligación jurídica de soportarlo o se hayan adoptado con abuso de derecho, pueden impugnarse judicialmente.
- Cuando se estime que el acta adolece de defectos o errores subsanables, previa solicitud del interesado, se practicará la subsanación o rectificación del acta antes de la siguiente reunión de la junta de propietarios, que deberá -en su caso- ratificarla.
- Los propietarios ausentes en la junta podrán manifestar con carácter general su discrepancia con el acuerdo adoptado mediante comunicación a quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad en el plazo de 30 días naturales, por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción. De tal forma que se tendrá como si hubiera votado en contra del acuerdo a efectos del cómputo de mayorías necesarias para su aprobación.
Con todo ello, el propietario podrá enviar a la comunidad las alegaciones al acta que estime pertinentes pero no tendrán más consecuencias que las puramente informativas salvo las que proceden según los tres supuestos señalados.
Qué es el libro de actas
Tal y como recoge la Ley de Propiedad Horizontal, los acuerdos de la Junta de Propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad.
¿Qué debe hacerse cuando se pierde el libro de actas de la comunidad?
Debido al carácter obligatorio de este documento en caso de extravío hay que acudir cuanto antes al Registro de la Propiedad correspondiente para la legalización de uno nuevo.
Que antes habrá que comprar en cualquier papelería (precio aproximado entre 11 y 18 euros). Con hojas numeradas y preferiblemente perforadas y extraíbles; lo que facilitará la impresión en aquéllas del documento redactado por medios ofimáticos.
¿Qué hay que hacer cuando se acaban las hojas del libro de actas?
Para su sustitución hay que acudir al correspondiente Registro de la Propiedad con el libro que se haya acabado y el nuevo para que se diligencie este último.
¿Qué libro de actas comprar y dónde?
Tanto en el momento de la constitución de una comunidad de propietarios, como si se ha extraviado o agotado el libro anterior, hay que comprar uno nuevo para su posterior diligenciamiento en el Registro de la Propiedad.
Puede adquirirse para ello un libro de actas tradicional; encuadernado y con hojas numeradas.
No obstante, es recomendable gastarse unos pocos euros más, eligiendo un libro con hojas movibles, taladradas y numeradas. Ya que mediante este sistema se facilita la incorporación del documento al libro mediante la impresora. En este formato está a la venta tanto en hojas lisas (recomendable) como con líneas.